L’intérêt de soigner ses réponses aux messages électroniques

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Je pense que beaucoup d’entre nous communiquent par écrit dans le cadre professionnel et nous avons tous déjà été confrontés au moins une fois à des messages électroniques qui ne mettaient pas leur émetteur en valeur.

messages électroniques

Si cet émetteur est un client, un concurrent ou un collègue, que pensez-vous de l’image qu’il renvoie de lui sur le long terme ? Dans cet article, je vais vous présenter quelques principes fondamentaux pour soigner ses réponses aux messages écrits.

  • La structure des messages électroniques

La structure d’un message change souvent en fonction du destinataire à qui l’on souhaite écrire. On peut cependant remarquer certains points “institutionnels” dans la rédaction d’un message.

  1. Le sujet du message ou son objet s’il s’agit d’un mail : toujours court et synthétique, vous devez résumer votre demande en quelques mots (6 à 8 maximum)
  2. Une formule de salutation : saluer son destinataire et utiliser sa civilité ainsi que son nom est recommandé dans l’écriture d’un message. On peut utiliser le prénom si l’on s’adresse à un collègue de travail.
  3. Le corps du texte : il s’agit du développement, de ce que l’on souhaite dire à son destinataire.
  4. Une autre formule de politesse : il est d’usage de saluer de nouveau le destinataire, de le congédier ou encore d’indiquer que l’on reste à sa disposition.
  5. La signature : un message est signé, il faut être capable de savoir de qui il vient. Vous devez donner à votre destinataire les moyens de vous recontacter.
  • Les fautes d’orthographes et le langage sms

Difficile d’écrire un article sur les messages électroniques (ou non) sans parler des fautes que nous voyons tous trop souvent. Lorsqu’elles sont accumulées, ces dernières font baisser la crédibilité de l’émetteur et en faire davantage aggravera la situation.

Dans un contexte commercial, les fautes d’orthographes sont rédhibitoires : si vous souhaitez jeter un prospect chaud à la poubelle, il s’agit sûrement d’une des meilleures méthodes !

“On peux ps rpdre cmme sa au clients”

Les abréviations sont recommandées entre professionnels qualifiés puisque ces dernières permettent de fluidifier considérablement la communication entre les parties prenantes. Ces raccourcis ne constituent pas d’erreurs puisqu’ils sont accompagnés d’un développement qui lui est parfaitement bien rédigé.

  • Les abus de langages et les réponses déplacées

Beaucoup de messages électroniques manquent souvent de clarté au niveau de leur développement, il est en effet très compliqué de distinguer l’abus de langage d’une remarque qui peut nous être directement adressée. Non, nous ne sommes pas “au jour d’aujourd’hui”.

Même si cette notion est très critiquée car elle dépend avant tout d’un jugement de valeur, il faut savoir que certaines choses ne peuvent pas se dire dans un cadre professionnel. Par exemple, il est très délicat de confondre volontairement le responsable de son service avec le manager de son équipe. La confusion pourrait même se transformer en conflit sur le long terme.

Arrêtez les insultes et les réponses dégradantes ! Elles vous défouleront peut-être l’instant d’un message ou d’un clic mais les répercussions peuvent être terribles : conflits, licenciements (et oui), perte d’un contrat important, rupture des livraisons d’un fournisseur …

Vous perdrez beaucoup à faire cela sur le long terme.

En entreprise, nos mots ne représentent pas que nous mais la notoriété et le positionnement que cette dernière s’efforce à mettre en place. Pensons-y.

 

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Joé VANCOILLIE

Responsable Marketing Web

Sources :

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